Checkliste für ihre Veranstaltungsplanung

Von der ersten Idee bis zur Nachbereitung: Mit dieser Checkliste planen Sie Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen, Kundenevents und Messeauftritte strukturiert, professionell und zeitgemäß.

1. Ziel, Format & Konzept

Ziele definieren

Ziel der Veranstaltung festlegen
Zielgruppen definieren
Gewünschte Ergebnisse und KPIs festlegen
Veranstaltungsformat bestimmen
Teilnehmerzahl realistisch planen
Budgetrahmen festlegen

Format auswählen

Präsenzveranstaltung
Onlineveranstaltung
Hybride Veranstaltung
Konferenz / Tagung
Kundenevent
Workshop / Seminar
Messe / Ausstellung

Verantwortlichkeiten

Projektleitung bestimmen
Verantwortliche für Teilbereiche festlegen
Stellvertretungen bestimmen
Aufgaben und Fristen dokumentieren
Entscheidungswege festlegen

2. Zeitplan – wann muss was erledigt werden?

12–8 Wochen vorher

Ziel und Budget festlegen
Termin bestimmen
Location auswählen
Programm entwickeln
Referenten anfragen
Dienstleister auswählen

8–4 Wochen vorher

Einladungen versenden
Anmeldung aktivieren
Catering bestellen
Technik planen
Personal einteilen
Kommunikation starten

Letzte 2 Wochen

Teilnehmerzahlen prüfen
Programm finalisieren
Technik testen
Namensschilder vorbereiten
Briefings durchführen
Notfallplan prüfen

Veranstaltungstag

Aufbau kontrollieren
Technik testen
Team briefen
Gäste empfangen
Ablauf überwachen
Besondere Vorkommnisse dokumentieren

Nach der Veranstaltung

Abbau organisieren
Feedback auswerten
Rechnungen prüfen
Ergebnisse dokumentieren
Dankesnachrichten versenden
Lessons Learned festhalten

3. Termin & Veranstaltungsort

Termin

Ferien und Feiertage prüfen
Parallelveranstaltungen prüfen
Branchentermine berücksichtigen
Referenten und Gastgeber abstimmen
Termin schriftlich bestätigen

Location

Kapazität prüfen
Erreichbarkeit mit ÖPNV prüfen
Parkmöglichkeiten prüfen
Hotels in der Nähe prüfen
Aufbau- und Abbauzeiten klären
Anlieferungsmöglichkeiten klären
Flucht- und Rettungswege berücksichtigen

Räume

Raumplan anfordern
Bestuhlung festlegen
Bühne und Podium planen
Garderobe prüfen
Sanitäre Anlagen prüfen
Beschilderung planen
Barrierefreiheit prüfen

4. Programm, Referenten & Moderation

Ablaufplan erstellen
Realistische Zeitfenster und Pausen einplanen
Referenten und Moderatoren verbindlich bestätigen
Ansprechpartner für jeden Programmpunkt bestimmen
Präsentationen und Medien frühzeitig einsammeln
Technikbedarf jedes Referenten abfragen
Moderationsleitfaden erstellen
Ersatzlösung für kurzfristige Ausfälle vorbereiten

5. Einladung & Teilnehmermanagement

Einladung

Zielgruppe und Verteiler definieren
Einladungstext erstellen
Termin, Ort und Programm angeben
Anmeldefrist festlegen
Reminder einplanen
Alternative Kontaktmöglichkeit anbieten

Anmeldung

Online-Anmeldeformular einrichten
Teilnehmerzahl überwachen
Warteliste vorsehen
Stornierungen erfassen
Catering-Bedarfe abfragen
Barrierefreiheitsbedarfe abfragen

Datenschutz

Datenschutzhinweise bereitstellen
Erforderliche Rechtsgrundlage prüfen
Nur erforderliche Teilnehmerdaten erheben
Aufbewahrungsfristen festlegen
Teilnehmerlisten nicht öffentlich auslegen
Foto-/Video-Konzept prüfen

Datenschutz: Teilnehmerdaten, Foto- und Videoaufnahmen sowie gegebenenfalls besondere Angaben sollten bereits bei der Veranstaltungsplanung datenschutzrechtlich berücksichtigt werden.

6. Veranstaltungstechnik & digitale Infrastruktur

Präsentation

Beamer / Display
Laptop / Präsentationsrechner
HDMI / USB-C / Adapter
Clicker / Presenter
Rednerpult
Flipchart / Whiteboard
Backup der Präsentationen

Ton

Handmikrofone
Headsets
Ansteckmikrofone
Lautsprecher
Techniker vor Ort
Tonprobe durchführen

Hybrid / Online

Videokonferenzplattform auswählen
Stabile Internetverbindung sicherstellen
Kamera und Mikrofone testen
Streaming-Setup testen
Online-Moderation bestimmen
Aufzeichnung nur nach vorheriger Prüfung
Backup-Verbindung vorbereiten

Veraltete Technik entfernt: Dia-Projektoren, Hellraumprojektoren, ISDN-Anschlüsse und Faxgeräte gehören nicht mehr in eine allgemeine moderne Veranstaltungstechnik- Checkliste. Stattdessen sollten Anschlüsse, Adapter, WLAN, Videokonferenztechnik und Streaming berücksichtigt werden.

7. Personal & Verantwortlichkeiten

Projektleitung
Veranstaltungsleitung vor Ort
Technik / Veranstaltungstechnik
Moderation
Empfang / Check-in
Catering / Service
Garderobe
Security / Sicherheitsdienst – falls erforderlich
Erste-Hilfe-Ansprechperson
Fotografie / Video – falls vorgesehen
Online-Moderator bei Hybridveranstaltungen

8. Catering & Getränke

Speisen

Menü oder Buffet festlegen
Vegetarische Optionen
Vegane Optionen
Allergien und Unverträglichkeiten abfragen
Regionale / saisonale Produkte prüfen

Getränke

Wasser
Kaffee und Tee
Softdrinks
Alkoholausschank planen
Alkoholfreie Alternativen anbieten

Logistik

Lieferzeiten klären
Servicepersonal einplanen
Geschirr und Gläser
Tische und Mobiliar
Aufbau und Abbau
Lebensmittelreste / Abfall klären

9. Barrierefreie Veranstaltung

Barrierefreiheit sollte nicht erst am Veranstaltungstag, sondern bereits bei der Auswahl von Location, Einladung, Anmeldung und Technik berücksichtigt werden.

Räumlich

Stufenloser Zugang
Aufzug vorhanden
Barrierefreie Toiletten
Ausreichende Bewegungsflächen
Rollstuhlplätze einplanen
Gut sichtbare Beschilderung
Barrierefreie Anreise informieren

Kommunikativ

Gut verständliche Einladung
Ausreichende Schriftgrößen
Gute Farbkontraste
Untertitel für Videos
Gebärdensprachdolmetschung bei Bedarf
Schriftdolmetschung bei Bedarf
Leichte / einfache Sprache prüfen

Technisch

Barrierefreie Präsentationen
Untertitel
Audiodeskription bei Bedarf
Induktionsanlage bei Bedarf
Barrierefreie Online-Plattform
Livestream als zusätzliche Teilhabemöglichkeit prüfen

10. Sicherheit & Notfallplanung

Flucht- und Rettungswege prüfen
Maximale Besucherzahl beachten
Brandschutzanforderungen klären
Erste-Hilfe-Möglichkeiten klären
Notfallkontakte zusammenstellen
Verantwortliche für Notfälle bestimmen
Evakuierungsplan kennen
Security bei Bedarf beauftragen
Schlechtwetterplan bei Outdoor-Veranstaltungen erstellen
Technische Ausfälle berücksichtigen

11. Presse, Website & Social Media

Vor der Veranstaltung

Veranstaltung auf der Website ankündigen
Pressemitteilung vorbereiten
Medienverteiler zusammenstellen
Social-Media-Plan erstellen
Referenten und Partner kommunizieren

Während der Veranstaltung

Fotograf / Videograf einsetzen
Social-Media-Beiträge vorbereiten
Hashtag definieren
Freigaben für Bildmaterial beachten
Presseservice organisieren

Nach der Veranstaltung

Bericht veröffentlichen
Fotos auswählen
Ergebnisse zusammenfassen
Pressespiegel erstellen
Social-Media-Reichweite auswerten

12. Messe- & Ausstellungsplanung

Standfläche buchen
Standkonzept erstellen
Messestand / Mobiliar bestellen
Grafiken und Beschriftungen erstellen
Strom- und Internetanschlüsse buchen
Transport und Anlieferung planen
Auf- und Abbauzeiten beachten
Standpersonal einteilen
Produktinformationen vorbereiten
Lead-Erfassung / Kontaktdatenmanagement planen
Give-aways bewusst auswählen
Nachbearbeitung der Messekontakte organisieren

13. Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit sollte bereits bei der Planung berücksichtigt werden – insbesondere bei Mobilität, Location, Catering, Beschaffung, Energie und Abfall.

Mobilität

ÖPNV-Anreise fördern
Anreiseinformationen bereitstellen
Fahrgemeinschaften ermöglichen
Digitale Teilnahme prüfen

Catering

Saisonale Produkte bevorzugen
Regionale Anbieter prüfen
Lebensmittelverschwendung reduzieren
Mehrweg statt Einweg

Materialien

Druckmaterial reduzieren
Digitale Unterlagen nutzen
Wiederverwendbare Beschilderung einsetzen
Give-aways kritisch prüfen
Abfalltrennung organisieren

Das Umweltbundesamt empfiehlt, Nachhaltigkeitsaspekte in allen Phasen der Veranstaltungsorganisation mitzudenken – unter anderem Mobilität, Veranstaltungsort, Energie, Beschaffung, Catering, Abfall, Kommunikation und Barrierefreiheit.

14. Dekoration & Ausstattung

Blumen / Pflanzen
Tischdekoration
Roll-ups / Stellwände
Beschilderung
Namensschilder
Infomaterial
Programmübersichten
Wegweiser
Fotowand / Branding bei Bedarf

15. Checkliste für den Veranstaltungstag

Vor Einlass

Räume kontrollieren
Bestuhlung kontrollieren
Technik testen
Präsentationen prüfen
Catering kontrollieren
Beschilderung anbringen
Team briefen

Während der Veranstaltung

Ablauf überwachen
Referenten betreuen
Technik überwachen
Teilnehmerfragen koordinieren
Online-Teilnehmer betreuen
Besondere Vorkommnisse dokumentieren

Nach Ende

Gäste verabschieden
Technik sichern
Materialien sichern
Abbau koordinieren
Fundsachen erfassen
Location übergeben

16. Nachbereitung & Erfolgskontrolle

Teilnehmerzahl dokumentieren
Feedback auswerten
Ziele und KPIs überprüfen
Social-Media-Reichweite auswerten
Presseberichte sammeln
Leads / Kontakte an Vertrieb oder zuständige Stellen übergeben
Rechnungen und Kosten prüfen
Lieferanten bewerten
Team-Feedback durchführen
Lessons Learned dokumentieren
Verbesserungen für die nächste Veranstaltung festhalten

17. Nützliche & offizielle Links

Umweltbundesamt

Nachhaltige Veranstaltungen

Informationen und Checklisten zur nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen.

Umweltbundesamt – Leitfaden

Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Aktion Mensch

Checkliste für barrierefreie Veranstaltungen

Räumliche, kommunikative und technische Barrierefreiheit.

Auswärtiges Amt

Relevant insbesondere für internationale Veranstaltungen, Einreisebestimmungen und Reiseinformationen.

Datenschutz

Datenschutzkonferenz

Informationen und Beschlüsse der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder.

EU-Datenschutz

Europäische Kommission – Datenschutz

18. Kurz-Check vor dem Start

Organisation

Termin Location Budget Programm Personal

Teilnehmer

Einladung Anmeldung Datenschutz Barrierefreiheit

Veranstaltung

Technik Catering Sicherheit Beschilderung

Nachbereitung

Feedback Kosten Presse Auswertung

Hinweis: Diese Checkliste dient als praktische Orientierung. Je nach Veranstaltungsart, Größe, Veranstaltungsort und Teilnehmerzahl können zusätzliche gesetzliche, behördliche, sicherheitsbezogene oder vertragliche Anforderungen gelten.