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Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung

 
 
 Foto „ Bürgerbüro Stadtentwiklung Hannover“ von Bernd Schwabe in Hannover / Wikimedia Commons
 
+ - Terminfindung Click to collapse
  • Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen prüfen (andere Großveranstaltungen, Ferien)
  • Redner, Moderatoren und Gastgeber auf Termin verpflichten
  • Termin bei allen Beteiligten schriftlich absichern
+ - Veranstaltungsort Click to collapse
  • Ist der Ort gut erreichbar?
  • Informationen über Bus-, Straßenbahnlinien und Zug- sowie Flugverbindungen bereithalten.
  • Anfahrtsskizze
  • Gibt es genügend Parkplätze?
  • Hotelkontingente für Gäste von außerhalb reservieren
+ - Programm Click to collapse
  • Ablaufplan entwickeln
  • Programm nicht zu trocken und zu lang gestalten.
  • Mischung zwischen Unterhaltungsprogramm und Reden erwägen
  • einen Programmverantwortlichen als Ansprechpartner für Künstler bestimmen, der auch während der Veranstaltung den Ablauf koordiniert
+ - Einladung Click to collapse
  • Verteiler zusammenstellen
  • Alternativverteiler planen, falls zusätzliche Gäste eingeladen werden sollen
  • Vier bis sechs Wochen vor dem Termin einladen
  • Rückläufe kontrollieren, wenn nötig aus dem Alternativverteiler nachladen
+ - Pressearbeit Click to collapse
  • Pressekonferenz oder Pressegespräch vor der Veranstaltung organisieren
  • Fototermin für Bildjournalisten anbieten, bei dem Redner und Gastgeber verfügbar sind
  • Journalisten mit einer Woche Vorlauf einladen und am Vortag Teilnahme nachhaken
  • Fotografen für den Abend engagieren, der Bilder für den eigenen Bedarf macht (auch als Pressefoto verwendbar)
  • Pressemitteilung vorbereiten
  • Pressemappen
  • Pressearbeit auf der Homepage (Ankündigung, Nachbereitung: Fotos zum Download anbieten, Pressemitteilung, Infomaterial)
  • Nachbereitung: Auswertung der Berichterstattung
+ - Räume Click to collapse
  • Raumplan erfragen
  • sind die Räume behindertengerecht angelegt?
  • Infrastruktur besprechen: Lüftung, Lichtverhältnisse, Technik, Ton,Tische, Stühle, Stehtische, Rednerpult, Bühne
  • Sanitäre Einrichtungen
  • Garderoben, evtl. Umkleideräume für Künstler
  • Auslagemöglichkeiten für Infomaterial (Tische, Regale, Fensterbänke)
+ - Bestuhlung Click to collapse
  • den Raum nicht überfrachten, da im Durchschnitt zehn bis 20 Prozent der Gäste trotz Zusage nicht erscheinen
  • Sitzplätze für VIP-Gäste reservieren
  • Kniff: hintere Stuhlreihen reservieren, damit Gäste zuerst vorne Platz nehmen
  • weitere Stühle in einem Nebenraum bereithalten
+ - Technische Hilfsmittel / Infrastruktur / Messe-Technik Click to collapse
  • Hellraum-Projektor
  • Dia-Projektor
  • Beamer
  • Flipchart
  • Video
  • Mikrofone
  • Schreibunterlagen
  • Smart Board
  • Rednerpult
  • Laptop/PC
  • Moderatoren-Koffer
  • Simultanübersetzungsanlage
  • Video Conference
  • ISDN-Anschlüsse
  • Umziehräumlichkeiten
  • Lagermöglichkeiten/Umkleideraum
  • Faxgerät
  • Presseraum
  • Anlieferung/Wegweisung Lieferanten
+ - Personal für die Veranstaltung Click to collapse
  • Hausmeister
  • Techniker/Tontechniker
  • Eingangskontrolle (Gästeliste)
  • Servicepersonal für Getränke, Catering,
  • Hostessen für VIP-Betreuung
  • Garderobe
  • WC
  • Abendkasse
+ - Catering Click to collapse
  • Soll ein mehrgängiges Menü serviert oder ein Büffet aufgebaut werden?
  • Haben Sie Ihre Veranstaltung unter ein bestimmtes Motto gestellt? Dann sollten Sie den Caterer fragen, ob er das Thema in der Speisenfolge aufnehmen kann (z.B. ein länderspezifisches Menü)
  • Sind unter Ihren Gästen Vegetarier?
  • Soll zum Empfang ein Sekt oder Aperitif gereicht werden?
  • Ist es möglich mit dem Caterer eine Getränkepauschale zu vereinbaren? Diese wird meist pro Gast und pro Stunde abgerechnet und macht die Getränkekosten überschaubarer.
  • Lassen Sie sich bei einem Outside-Catering alle Nebenkosten nennen. Diese können sein: Kosten für Servicepersonal und Köche, Catering-Equipment (Teller, Bestecke, Gläser, Tischwäsche etc). sowie Catering-Logistik (z.B. Transport, Kühlwagen usw.)
  • Falls am Veranstaltungsort kein Mobiliar vorhanden ist, fragen Sie ob der Caterer Tische und Stühle mitbringen kann oder beauftragen Sie einen Festausstatter. Erfragen Sie außer dem Mietpreis, auch die Kosten für Transport und Auf- und Abbau.
+ - Dekoration Click to collapse
  • Blumen
  • Tischtücher
  • Stellwände
  • Infomaterial
+ - Auslagen Click to collapse
  • Teilnehmerliste
  • Infomaterial
  • Broschüren
  • Ablauf / Programm
  • Fragebögen zur Veranstaltung
+ - Sonstiges Click to collapse
  • Give-Away für die Gäste
+ - Nachbearbeitung Click to collapse
  • mit dem Team besprechen, was gut organisiert war und Verbesserungsvorschläge beraten (unbedingt für Folgeveranstaltungen notieren)
  • Auswertung von Fragebögen zur Veranstaltung
  • Dankesschreiben
 
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